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Responsable de planification de congrès et d’événements

Autres appellations : Planificateur de congrès et d’événements / Organisateur d’événements spéciaux / Coordonnateur de congrès

Description

Le planificateur de congrès et d’événements a pour mission de planifier, organiser et coordonner des conférences, des congrès, des séminaires, des expositions, des foires commerciales, des festivals et autres événements spéciaux. De prendre en charge la conception, les préparatifs et l’organisation matérielle et logistique, d’événementiels (congrès, réceptions, séminaires). Il peut coordonner plusieurs équipes.

Missions principales

- Identifier les besoins du client et le conseiller selon ses attentes. - Rechercher et sélectionner les prestataires, les fournisseurs, les intervenants, les lieux, pour la restauration, animation, location. - Établir les devis et contractualiser les prestations de services avec le client. - Planifier la réalisation de l’événement et concevoir les animations et leur déroulement. - Organiser la logistique de l’événement et coordonner les prestataires, fournisseurs et intervenants. - Contrôler la conformité de réalisations de fournisseurs, sous-traitants, prestataires. - Assurer la gestion financière de l’événement.

Compétences requises

Savoir

- Environnement et enjeux stratégiques de l'industrie de l'événement. - Normatives et règlements (permis, formalités,…). - Législation du travail. - Techniques de e-marketing. - Enjeux environnementaux et stratégies de développement durable. - Principes de base de la publicité et de la communication. - Tendances du marché. - Potentialités locales et régionales sur le plan touristique, culturel, économique et historique.

Savoir-faire

Procédures

- Techniques de communication. - Techniques de négociation. - Techniques commerciales. - Procédures administratives. - Systèmes informatiques de gestion, et de communication (dont le etourisme, e-marketing, m-tourisme, etc.). - Procédures de gestion des ressources humaines. - Procédures budgétaires.

Activités

- Travailler de façon orientée client. - Réaliser les démarches administratives liées à l'évènement (formalités, autorisations, ...). - Coordonner les services offerts dans le cadre d'événements (transport, hébergements, excursions,…). - Développer et animer un réseau de partenaires, fournisseurs et prestataires. - Mettre en oeuvre les actions de communication liées à l'évènement. - Assurer la gestion des ressources humaines, matérielles et financières. - Développer un portefeuille de clients/prospects. - Diriger et superviser une équipe.

- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...). - Établir et gérer un budget client. - Établir des relations de confiance avec les autorités et les professionnels locaux. - Entretenir son réseau de relations personnelles et commerciales.

Savoir-être

L’emploi requiert : - Dynamisme. - Qualités relationnelles associant diplomatie et force d’argumentation. - Capacité à s’adapter à la diversité des entreprises, des clientèles et aux variations des flux d’activité. - Sens commercial. - Créativité. - Discrétion dans la gestion des événements.

Évolution professionnelle

Après avoir exercé l’emploi de planificateur de congrès, le titulaire peut évoluer vers des projets de grande dimension, ou vers des emplois de la communication, du marketing et de consultant.

Présentation

La durée hebdomadaire du travail peut varier dans les limites fixées par la législation du travail en vigueur. Les week-ends et jours fériés sont ouvrés. Lorsque le poste est lié à un projet spécifique, le contrat est souvent à durée déterminée.

Lieu d'exercice

Ce métier s'exerce au sein d'agences d’événementiel, de communication, de publicité, de sociétés de services, en relation avec différents intervenants (clients, gestionnaires de lieux, loueurs, fournisseurs, traiteurs, restaurateurs, ...).

Conditions d'exercice

L’emploi s’exerce en relation directe avec la clientèle et les prestataires de services et exige une forte disponibilité et un rythme intense de travail. La fonction nécessite beaucoup de déplacements sur le territoire et à l’étranger pour rencontrer les organisateurs. Le rythme de travail doit s’adapter à la disponibilité des interlocuteurs et au calendrier des manifestations prévues.

Description

Cet emploi de planificateur de congrès et d’événements est accessible à des personnes ayant une formation supérieure en communication ou en marketing (bac+3/4 et plus), complétée par une expérience significative en communication et gestion de projets, une bonne maîtrise de l’outil informatique (e-marketing, e-business…) et une bonne connaissance des secteurs clés de l’économie du pays. La maîtrise d’au moins deux langues étrangères (français et anglais) est indispensable.

Où suivre cette formation

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